專題:備審資料製作

作者: 余曉菁 老師

一、前言

    每到學測成績公佈後,高三的學生開始被惱人的備審資料纏著無法翻身,然而,製作備審資料的同學很辛苦沒錯,但指導老師們看著備審資料卻是更加痛苦,其實打從進入高中生涯開始,學校就已經緊鑼密鼓的為學生未來的升學計畫做準備,可是事還未臨頭,又有多少同學能夠在平常蒐集好自己的資料呢?

    想要臨時擠出一本質量兼具的備審資料是一件相當困難的事,別以鴕鳥心態告訴自己「還早呢」,正所謂「凡事豫則立,不豫則廢」,機會是留給準備好的人,所以與其坐以待斃,倒不如主動出擊。

每個學校、每個科系對備審資料的要求不一,姑且不論佔幾%的成績,備審資料越高分,對我們就越有利,以下製作技巧分享給高中的同學們,希望可以幫助大家取得更棒的成績。

二、蒐集資料

到底要放哪些資料到備審資料裡呢?還有排版順序為何呢?哪些可以先做?

1目錄

首先你可以參考學長姊的資料,打開目錄,就可以清楚的知道自己要做些什麼?建議選擇自己喜歡的排列方式,將目錄抄下來,甚至可以製作考核表,將已經完成的部分在□內打「ˇ」。

目錄的重要性是幫助自己蒐集資料,先有目錄再將備審資料的血肉補齊,會使得自己的備審資料內容豐富,編排也很有結構,等到內容補齊之後再加上頁碼,更是十分便利,另外你可以拿著自己擬出的目錄 和 老師討論,也增加製作的效率。

2、   履歷表

通常我會建議學生製作一張履歷表,僅用一張A4大小的版面來表達自己,這時同學就必須能利用電腦的word打表格,或許很多人都會覺得這是一件很簡單的事,不過表格的呈現是一種邏輯能力,當教授在審核你的資料時,他可以在你的備審資料的呈現方面瞭解你的人格特質,越是用心,才會受到肯定。

不建議同學下載一般公司徵職時使用的表格,最好的作法是參考學長姊的資料,再加上自己的想法,或許當時學長姊趕著製作而疏忽的地方,就可以補充進來,你的版本也將更加完善。

履歷表可以先做,在製作的過程中,你比起學長姊有更充裕的時間製作,因此版面設計也會更精緻,當然提早做有一個最棒的好處,那就是你會發現自己缺少的東西,像是比賽經歷,或是參與營隊活動,又或者服務經驗等。你可以在空白的地方規劃未來的要做的事,如此,自然有一張漂亮又精彩的履歷表。

3、   自傳(□中文□英文□日文)

不論是那一科系,都必須用到自傳,所以自傳的重要性不可言喻。而自傳是可以提早完成的項目,提早寫完讓老師批改,有助於自己將時間投注在其他資料的準備上,不過有些同學擔心自己要報考的學校、科系不同,寫出來的自傳沒有用怎麼辦?事實上,我遇過幾位聰明的學生,他們在自己的自傳上分項目陳述,若是遇到要製作不同科系的自傳時,他們只要修改其中的項目或文字就夠了。

建議在自傳裡面要有「一、家庭背景」、「二、個人專長」、「三、求學歷程」、「四、社團參與」、「五、得獎紀錄」。並且按照這樣的順序書寫。若遇到自己沒有的部分,像「得獎紀錄」,可以先空下來,然後在未來日子努力爭取,要是到了推甄還沒得獎,那就不要寫出來,免得自曝其短。

    有些科系需要英文自傳,甚至有些科系加上日文自傳會更好。英文自傳比較常見,一樣可以先參考學長姊的資料,自己寫完之後委請老師批閱,事先書寫英文自傳,除了放入備審資料之外,也可以作為口面試上的擬答。而如果你選擇日文相關科系,而且本身已有相當的書寫能力可以試著寫出日文自傳,展現自己的能力與熱忱。

4讀書計畫

    和自傳一樣重要的讀書計畫也是備審資料不可少的。建議呈現的方式要有「近程:錄取到開學階段」、「中程:大學四年期間」、「遠程:畢業後」,有的同學會在近程前面再加上一段前言,目的在展現自己的企圖心與誠懇,同時也說明自己的報考動機。

    一篇讀書計畫如果只是籠統的說明自己未來大概要做的事,實在實在是一篇沒有意義的文章,而且也沒有加分的效果,因此,書寫讀書計畫一定得先對自己報考的學校科系有一番瞭解,必須事先下苦工研究。

    基本上,要瞭解一家大學系所最簡單的方式就是先到該校該系的網站進行瀏覽,一定要瞭解該系所的特色、教學目的、課程安排、師資、未來發展,以及該學校的軟、硬體資源,如此才可以寫出一篇出色的讀書計畫。

5、在校成績

有些學校會在簡章上面要求要放上在校成績。在校成績必須加蓋學校關防章,若同學是掃瞄列印還必須加蓋與「正本相符」的戳章。

若是自己在學業表現上出色,或者某些科目表現優異,可以利用螢光筆劃記起來,掃瞄檔則可以利用繪圖軟體在圖上標記。

不過如果該校不要求,而且你的成績又不理想的時候,還是可以不要放上在校成績,免得自己拿扯自己的後腿、石頭砸自己的腳。

6、   檢定成績及證照

除了簡章上面要求的檢定或證照之外,其他的證件都可以放在備審資料裡頭。一張A4可以放入四張左右的圖片為最佳,首先將證件掃瞄,如果證件有正反兩面都應掃瞄,在證件的旁邊要標示清楚該證件的名稱,另外也可以附上說明文字,可以寫出自己的感想、心得,或是陳述獲得證件的情形,不過文字不宜太長以二到三行為主。

7、獎勵紀錄(□個人□團體)

    可以分個人和團體,個人放在團體的前面。個人獎狀要先分類,將同性質的獎狀放在一起,再將它們歸類,像是學業成績一類、運動比賽一類、作文比賽一類…等,團體獎狀也是一樣,先分類再編排,曾看過有學生將班級所獲得的獎狀排在地上拍照,也是一種方式。這些獎狀還可以放上相關照片來佐證,內容會更加充實。

8、   社團證明(□校內□校外)

其實大家都有社團證明,而社團證明的重點在是否符合該學系的要求,有的學校要求要參加服務性社團,有的學校則是要擔任社團幹部,甚至有的學校只要是社員就符合資格。但是,大家一樣參與社團,如何展現自己對社團的投入與熱忱呢?這就是此處的重要性,如果你只放了一張薄薄的證明,當然失色許多,因此在這個部分可以加上照片和文字說明,來為自己的社團表現加分。

 最常放的是活動照片,直接將自己在社團的活動情形呈現出來,這方面對表演性的社團來說沒問題,而其他的社團進行社團活動時,也應該利用照相機拍下自己的社團表現,如果有成品的也可以將它拍成圖檔,放置在備審資料中。

要是大合照的照片,自己又渺小的可憐,那要怎麼辦?這時候你可以試著用紅色的圈圈將自己標示出來, 畢竟要 教授們看到那麼小的你是不可能的事,所以先將自己標清楚才不會辜負放照片的目的。那要怎麼標呢?如果你會繪圖軟體,那麼建議你可以直接在照片上做修改,另外一種則是用word上的繪圖功能,選取「快取圖案」再改變大小和顏色,就可以輕鬆的讓自己「很醒目」了!

9研習證明(□校內□校外)

如果你很早就性向明確,自然就可以著手收集需要的研習證明,當然和科系越相關的研習越好,不過鮮少同學如此深謀遠慮,那該怎麼辦?還是鼓勵同學積極參與各項研習活動,發展自己的興趣。

如果你參加許多不同類型的研習活動,你要如何呈現呢?當然還是以最相關的活動排到最疏離的。除了研習證明之外,照片的佐證更是不可少的,編排的方式和我們在上一項所提的技巧無異,一定要將自己「突顯」出來。每個小細節用點心,就是致勝契機唷!

10、師長推薦函

    這一項通常到推甄學校確定之後才決定是否要具備。不見得越多老師推薦你的分數會越高,仍得視自己推甄的科系為主,如果需要師長推薦函的學校通常都會在簡章上註明,而且該學校也會在你通過第一關的篩檢之後寄發相關文件,當你拿到該學校的文件之後才進行懇請師長書寫的步驟,所以有時候時間很趕,你又急著要師長書寫的時候怎麼辦呢?事實上,你要找的師長也不見得十分瞭解你的狀況,那樣要如何獲得一份好的推薦函呢?所以,建議同學你可以自行擬上推薦函的內容,在你請師長為你書寫時一併附上,讓師長斟酌參考,一方面節省時間,一方面更貼切你的需求。

11、學習作品集

    對於設計學群而言,作品集是相當重要的資料,大部分的同學會將美術課的作品以拍照或掃瞄的方式收集起來而已,因此有些同學為了作品集進行著「無中生有」的艱鉅工程,事實上作品集是可以透過日常生活的累積來增加它的質與量的。

「週記」也可以是作品集。週記對某些同學而言可能僅是敷衍的作業之一,但是如果認真寫作其實也是很棒的表達空間,曾有同學以漫畫的方式陳述他的生活,將他的生活點滴以繪畫的方式表現,也有同學將自己的週記加以插圖,一篇篇週記紀錄著是他們對設計融入生活的見證。

另外學校的教室布置、海報比賽,甚至是同學生日的卡片,課堂報告的資料這些都是同學們可以用心著手的地方,好好的收集都可以成為備審資料中精彩的一頁。

12讀書心得

    學校一直很鼓勵同學參加中學生網站的跨校網讀的活動,其實你一方面看書寫心得,另一方面也可以為以後的推甄增加自己的實力,畢竟當你告訴教授你有多麼喜歡該科系,但卻從來都沒有接觸過相關的書,這是多麼沒有說服力的理由呢?所以讀書心得的寫作絕對是「一兼二顧,摸蛤兼洗褲」,值得同學投資時間的項目,在博客來網路書店針對不同學群建議不少相關書目,如果你已經確定未來要就讀的科系,那麼一定得看上 一兩 本以上的書才行。

13專題製作

    要展現自己對某些議題或狀況的熱愛或興趣,有些同學就會製作所謂的專題,也有同學是將科展結果或是實驗成果拿來發表,所以依據科系不同進行不同的專題製作,這方面同學可以藉由收集資料和老師討論,擬出所要製作的專題。

14小論文寫作

    小論文的寫法同學可以參考中學生網站上的說明,而我們在這裡所提到的小論文比未來同學第二關筆試時所需要寫的小論文更加困難,它最大的難處就是無法在短時間之內寫完,所以建議同學在高三之前完成。

    通常同學如果已經決定好未來所要就讀的方向,可以找尋相關的問題來寫作,但是如果還不確定未來科系時,仍是可以依據自己的興趣和嗜好來製作。

而小論文和作文是不同的,它必須依據你所要探討的主題發揮,避免情感上的想像,而是以找尋的資料進行分析討論,若引用別人的資料需清楚標示,同時不能僅是用網路搜尋的資料作為內容,要在你所要探討的範圍內做研究,透過層層的分析與歸納,最後為你的主題得出結論。

三、一本備審資料除以上內容外的其他項目

1封面

    封面就像是人的外表,當教授還沒跟你有任何接觸的時候,你的封面就顯得非常重要,大部分都是用報考學校、科系的相關圖片進行編輯,所以在製作封面之前需要先到該學校的網站進行圖片的蒐集。

    如果同學會繪圖軟體,又可以將你所蒐集的圖片進行處理,看是要模糊、淡化、加字、繪圖…,都是同學可以思考的地方。再來可以參考歷屆學長姊的封面製作,模仿他們的編排再加上自己的創意,就可以是一張具有吸引力的封面。

    但是如果你想要報考的科系是屬於設計方面的科系,那麼你在封面下的心思又要比其他同學更認真,因為你的封面就是能力的展現,教授會將它當作是你的作品來看待,所以要將自己的能力與風格展現出來。

    至於封面上該有的文字說明,除了你的名字、高中名稱與報考科系之外,有些同學會在封面加上自己的想法、座右銘,或是自己的學習態度,舉個例來說,像是要報考地理系,他就以「我的地理是『動詞』」來標示。又像是報考中文系,則以荀子〈勸學〉的「不積蹞步,無以至千里!不積小流,無以成江海!」進行編排。

2、   前言

有的人會在目錄後面放上前言,如果需要單獨放上一整頁的前言,通常都是說明自己的報考動機和學習態度,作為強調或是說明。字數比放在封面上的文字還要多,但如果不知道要放什麼,也不要勉強寫作,否則也沒有實際上的作用。

3、   分格頁

分隔頁的好處在於使你的備審資料看起來井然有序,另外也方便貼上側標。通常所有的分隔頁都是一樣的圖案,不過也有同學每一張都不一樣,而分隔頁除了標示你的內容外,有人是將後面內容濃縮 一兩 句話標示出來,也有人寫上短詩呈現,這裡還是得視同學自己的能力來發揮。

4側標

    以塑膠側標為第一首選,既然已經花費一本將近四百元的備審資料,就不要省了側標的錢。塑膠側標比紙側標好很多,最主要是塑膠側標比較防折,也比較美觀,當你寄到對方學校的時候,紙側標可能在運送的過程中變得彎彎曲曲、破破爛爛。塑膠側標以一乘以四公分的最佳,它可以標示的文字也比較多,像是遇到同一項(例如:自傳)你又要分類(分成中文、英文)的時候,可以將它裁成一半。

另外要提醒同學的是側標上的文字盡可能不要用手寫的,因為一本備審資料全都用電腦排版,卻只有側標是手寫的時候,會破壞整體,要是字跡潦草那將會是一大敗筆,那麼又要如何製作呢?同學可以利用word中的插入表格功能,在「表格內容」中勾選「指定高度」,設為「1公分」,列高為「設定」;欄的部分寬度為「4公分」。打好字之後剪下放置在塑膠側標中。

5封底

    一份完美的備審資料也需要考慮到封底的部分,通常封底和封面的設計要有一致性,如果是推視覺傳播或是美工設計這方面的係所,在設計備審資料時最好能夠以繪圖軟體製作,其他的系所在封底上需要放入的內容多半是校徽、系徽,有時候還可以加入自己的幾句話,或插入背景圖,不過不需要太花俏,以免搶了封面的焦點。

四、版面設計應注意的項目

1、標題

    上述的各項內容,像「自傳」,如果你僅是用word打出用不同顏色標示的話,其實看起來還是很單調,而且不吸引人,好一點的利用word裡的文字藝術師功能,這樣的作法也是很粗糙,標題應該醒目具有設計感,而且可以幫助你統一格式,讓你的備審資料美觀。建議同學可以到該所大學蒐集相關圖片,將他們組成一個橫幅圖檔,或是利用繪圖軟體來製作橫幅,都可以幫助你讓備審與眾不同。    標題大小建議為1824。方便與內容做區隔。

2細目

    細目就是標題下面的小標題,也是內容的重點提示,可以用16大小的字體來標示,可以直接用word打字,另外也不建議插入小圖示,會太過花俏而無效果,也會使焦點模糊。另外可以用不同的字體,或用顏色標記,都可以達到使細目清楚的功用。

3、頁碼

    同學通常都會一本備審資料一個檔,但是這樣的存檔方式有時候會造成格式跑掉就要重弄的窘境,所以我建議還是以一個項目一個檔案比較保險。所以在頁碼上,就要小心避免標示錯誤,頁碼標示在下方右側,屬於最佳的位置,字體以10大小,字型可視情況而定。

4、圖片

    在備審資料放置的圖片最好統一規格,比例以3乘以5最佳,尤其是在證件的排版上,統一規格可以幫助閱讀者一目了然,另外也呈現「正式」的感覺。有些證件是白色底,如果沒有邊框會顯得奇怪,所以建議同學直接在word圖片的功能上選擇邊框,要注意統一顏色與大小,避免紊亂。

    照片以清楚為原則,不宜將圖片過份修圖,若美工技巧好的同學,或是設計學群的學校才在圖片上加以設計。

5、頁首

    運用word插入的功能,可以插入頁首,頁首可以標上你要報考的學校以及你的名字,但是要特別注意的是,如果你同時報考不同學校,一定要標上正確的內容,不能將A學校的資料寄到B學校,或是在B學校的備審資料中,出現A學校的字樣。

6內容字體14大小

    字體不宜太小,畢竟要教授吃力看你的備審資料是不可能的事,所以體貼也可以呈現在你的備審資料中,不過千萬不要因為想要增加厚度,故意放大字體,也容易被人識破你的目的。我認為內容部分還要注意行距的設定,在行距的設定上,選擇「固定行距」,行高設定為「24」,這樣的設定不會過寬,閱讀的感受較佳。

五、備審資料的裝訂方式

一般而言備審資料的裝訂方式有「直接使用市售資料夾」、「印刷店環裝裝訂」、「印刷店膠裝裝訂」、「自己DIY手製裝訂」,得視自己的需求決定,大部分的同學選擇方式以印刷店製作為主,只有在推特殊科系時才會建議同學自己DIY裝訂。所以根據學長姊的備審資料,以及自己報考的科系選擇適合的製作方法才是最佳的方式。

六、結論

既然選擇的推甄的方式來升學,卻又抱持著苟且的態度,自然也會成為升學競賽中落馬的人,與其事後懊悔倒不如盡自己最大的努力,不論如何「機會是留給準備好的人」,備審資料的製作過程可以很輕鬆,也可以很坎坷,要是趕在寄資料的前一刻都還在修改,這樣的備審資料如何成為你的助力呢?

最後還是提醒同學,要先通過學測的門檻才有機會參加推甄,因此,要讓自己挑學校,還是被學校挑選,其實決定權還是在於自己,各位同學加油吧!期待大家亮麗的表現。

✿專書分享:

關於備審資料的製作,也可以參考下列兩套書籍,第一版與第二版在於你所使用的電腦中word與PhotoImpact的版本,如果是word2003以及PhotoImpact12請用第一版,若是word2010以及PhotoImpactX3請用第二版。 

  

截至2012/3/23為博客來高中專門店前100

 

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